Intercompany Integration mit SAP Business One

Einführung

Die Ingold Intercompany Integration ist eine kraftvolle Lösung, entwickelt um Prozesse zwischen verschiedenen Geschäftseinheiten innerhalb einer Unternehmensgruppe zu vereinfachen und zu automatisieren, insbesondere wenn diese Einheiten SAP Business One als ihr ERP (Enterprise Resource Planning)-System nutzen. Diese Lösung bietet besonders für Organisationen mit mehreren Tochtergesellschaften, Zweigstellen oder Geschäftseinheiten, die ihre Operationen koordinieren und Daten effektiv teilen müssen, erhebliche Vorteile.

Intercompany-Funktionen

Die SAP Intercompany Integration bezieht sich auf das Set von Werkzeugen und Prozessen, die verwendet werden, um Daten und Transaktionen zwischen unterschiedlichen rechtlichen Einheiten oder Einheiten innerhalb derselben Organisation, die SAP-Systeme nutzen, zu verwalten und zu synchronisieren. In einer großen Organisation können verschiedene Zweige oder Abteilungen als separate Einheiten fungieren, müssen jedoch miteinander interagieren und Transaktionen durchführen. Die SAP Intercompany Integration ist darauf ausgelegt, diese Interaktionen zu vereinfachen und zu automatisieren.

Liste der Intercompany-Funktionen

Artikelstammdaten-Synchronisation (SAP B1 << B1if >> SAP B1)

Erstellung und Aktualisierung von Artikeln in einer Datenbank bewirkt die Aktualisierung von Artikeln in einer anderen SAP B1-Datenbank. Dies garantiert, dass Artikelinformationen über das gesamte Unternehmen hinweg konsistent und aktuell gehalten werden.

Bestellung zu Kundenauftrag (Als geparkten Beleg speichern) (SAP B1 << B1if >> SAP B1)

Die Erstellung einer Bestellung in einer SAP B1-Datenbank generiert automatisch einen geparkten Kundenauftrag in einer anderen SAP B1-Datenbank. Dies ermöglicht eine nahtlose und effiziente Abwicklung von Bestellprozessen zwischen den Unternehmen.

Lieferschein (Als geparkten Beleg speichern) (SAP B1 << B1if >> SAP B1)

Die Erstellung eines Lieferscheins in einer SAP B1-Datenbank führt zur automatischen Erstellung eines geparkten Lieferscheins in einer anderen SAP B1-Datenbank. Dies optimiert den Prozess der Warenbewegung und -annahme zwischen den verbundenen Einheiten.

Ausgangsrechnung (Als geparkten Beleg speichern) (SAP B1 << B1if >> SAP B1)

Die Erstellung einer Ausgangsrechnung in einer SAP B1-Datenbank führt zur automatischen Erstellung einer geparkten Eingangsrechnung in einer anderen SAP B1-Datenbank. Dies erleichtert die Finanzabwicklung und Buchhaltung zwischen den Einheiten.

Intercompany-Überwachung (SAP B1 << B1if >> SAP B1)

Ein zentrales Tool zur Überwachung des Intercompany-Synchronisationsprozesses, das sicherstellt, dass alle Prozesse reibungslos und ohne Dateninkonsistenzen ablaufen.

Integrationspunkte
Artikelstammdaten
Die Lösung "Ingold Intercompany Integration" für SAP Business One optimiert die Synchronisierung von Artikelstammdaten über verschiedene Unternehmensdatenbanken hinweg. Sie sorgt für die Angleichung wichtiger Daten, die entscheidend für einheitliche Abläufe in Lagerhaltung, Vertrieb und Einkauf über alle Unternehmenseinheiten hinweg sind. Folgende Eigenschaften werden typischerweise synchronisiert:

Artikelcode

Die eindeutige Identifikationsnummer jedes Artikels.

Artikelname

Die Beschreibung des Artikels.

Fremdsprachliche Bezeichnung

Die Artikelbezeichnung in einer anderen Sprache.

Artikelgruppe

Die Kategorisierung des Artikels.

Artikeltyp

Gibt an, ob es sich bei dem Artikel um ein Produkt, eine Dienstleistung oder einen anderen Typ handelt.

Maßeinheit

Die Standardmaßeinheit, in der der Artikel verkauft, eingekauft oder gelagert wird.

Preisgestaltung

Informationen zu Verkaufs- und Einkaufspreisen des Artikels.

Gewicht und Abmessungen

Physische Merkmale des Artikels wie Gewicht, Volumen und Größe.

Lagerdaten

Dazu gehören Informationen wie Standardlagerort, Bewertungsmethode des Lagerbestands und Lagerbestandsmengen.

Hersteller

Angaben zum Hersteller des Artikels.

Lieferantenkatalognummer

Die vom Lieferanten bereitgestellte Katalognummer für den Artikel.

Standardlieferant

Der bevorzugte Lieferant oder Anbieter für den Einkauf des Artikels.

Artikeleigenschaften

Alle 64 Artikeleigenschaften können von einer SAP Business One Datenbank in eine andere synchronisiert werden.

Barcodes:

Barcode-Informationen für den Artikel.

Verkaufs- und Einkaufsinformationen

Details darüber, wie der Artikel in Verkaufs- und Einkaufsprozessen gehandhabt wird.

Benutzerdefinierte Felder

Zusätzliche Felder, die an spezifische Geschäftsanforderungen angepasst wurden, einschließlich benutzerdefinierter Felder (UDFs), können von einer SAP Business One Datenbank in eine andere synchronisiert werden.

Es ist wichtig zu beachten, dass die spezifisch synchronisierten Eigenschaften abhängig von der Konfiguration von SAP Business One und der Intercompany Integration Lösung variieren können. Die Synchronisation hilft sicherzustellen, dass alle relevanten Niederlassungen oder Tochtergesellschaften des Unternehmens mit konsistenten und aktuellen Informationen über ihre Artikel arbeiten, was für eine effektive Bestandsverwaltung, Beschaffung und Verkaufsprozesse entscheidend ist.

Dokumentenaustauschzyklus

Von Einkaufsbestellung zu geparktem Kundenauftrag

Mit der Ingold Intercompany Integration Lösung in SAP Business One können Sie die Abläufe über mehrere Geschäftseinheiten oder Tochtergesellschaften hinweg optimieren, indem Sie Einkaufsbestellungen in einer Unternehmensdatenbank in geparkte Kundenaufträge in einer anderen umwandeln. Hier ein Überblick über den Prozess der Umwandlung einer Einkaufsbestellung in einen geparkten Kundenauftrag mit der Intercompany Integration von SAP Business One:

1. Initiierung der Einkaufsbestellung

Im einkaufenden Unternehmen (Tochtergesellschaft) wird eine Einkaufsbestellung erstellt. Diese Bestellung wird an das verkaufende Unternehmen (Hauptgesellschaft) innerhalb derselben Organisation gerichtet, allerdings in einer anderen Unternehmensdatenbank.

2. Intercompany-Transaktion

Die Intercompany Integration Lösung erkennt diese Transaktion als eine unternehmensinterne Transaktion. Automatisch werden die Details der Einkaufsbestellung von der Datenbank der Zweigstelle in die Datenbank der Hauptgesellschaft repliziert und übertragen.

3. Erstellung des geparkten Kundenauftrags

In der Datenbank der Hauptgesellschaft werden die Informationen aus der Einkaufsbestellung verwendet, um einen entsprechenden geparkten Kundenauftrag zu erstellen. Dieser geparkte Kundenauftrag enthält alle relevanten Details aus der ursprünglichen Einkaufsbestellung, wie Artikelcodes, Mengen, Preise und Lieferdaten.

4. Bearbeitung des Kundenauftrags

Der Kundenauftrag in der Hauptgesellschaft wird dann auf übliche Weise bearbeitet, was zur Lieferung von Waren oder Dienstleistungen an die Zweigstelle führt.

5. Synchronisation und Aktualisierungen

Während des gesamten Prozesses werden Daten zwischen den beiden Unternehmensdatenbanken synchronisiert, um Genauigkeit und Konsistenz zu gewährleisten. Jegliche Aktualisierungen oder Änderungen, die an der Verkaufs- oder Einkaufsbestellung auf einer Seite vorgenommen werden, spiegeln sich im entsprechenden Dokument in der Datenbank des anderen Unternehmens wider.

6. Dokumentenfluss und Nachverfolgbarkeit

SAP Business One ermöglicht eine vollständige Nachverfolgbarkeit von unternehmensinternen Transaktionen. Nutzer können den Dokumentenfluss von der Einkaufsbestellung in der Zweigstelle zum geparkten Kundenauftrag und dem anschließenden Kundenauftrag in der Hauptgesellschaft verfolgen.

7. Integration und Automatisierung

Der Prozess ist weitgehend automatisiert, was den Bedarf an manueller Dateneingabe reduziert und das Risiko von Fehlern minimiert. Es wird eine effiziente und konsistente Transaktionsverarbeitung zwischen den verbundenen Unternehmen sichergestellt.

8. Compliance und Berichterstattung

Das System stellt sicher, dass alle unternehmensinternen Transaktionen internen Richtlinien und externen Vorschriften entsprechen. Die Berichterstattung wird vereinfacht und bietet klare Einblicke in unternehmensinterne Transaktionen. Diese Funktion der SAP Business One Intercompany Integration Lösung steigert deutlich die betriebliche Effizienz für Unternehmen mit mehreren Tochtergesellschaften oder Zweigstellen, indem sie sicherstellt, dass unternehmensinterne Transaktionen reibungslos und genau abgewickelt werden.

Lieferung zu geparktem
Wareneingang

In SAP Business One ermöglicht die Ingold Intercompany Integration Lösung den Prozess der Umwandlung einer Lieferung von einer Unternehmensdatenbank in einen geparkten Wareneingang in einer anderen. Hier ist eine schrittweise Übersicht, wie eine Lieferung in einen geparkten Wareneingang umgewandelt wird:

Initiierung der Lieferung

Im verkaufenden Unternehmen (Hauptgesellschaft) wird ein Lieferschein basierend auf einem Kundenauftrag erstellt. Dies geschieht in der Regel, nachdem ein Kundenauftrag vom einkaufenden Unternehmen (Zweigstelle) erfüllt wurde. Der Lieferschein enthält Details wie Artikelcodes, Mengen, Versanddetails und Lieferdaten.

Erkennung der Intercompany-Transaktion

Die Intercompany Integration Lösung identifiziert diese Lieferung als Teil einer Intercompany-Transaktion. Automatisch werden die Lieferdetails von der Datenbank der Hauptgesellschaft in die Datenbank der Zweigstelle repliziert und übertragen.

Erstellung des geparkten Wareneingangs

In der Datenbank der Zweigstelle werden die Informationen aus der Lieferung genutzt, um einen entsprechenden geparkten Wareneingang zu erstellen. Dieser geparkte Wareneingang spiegelt die Lieferdetails der Hauptgesellschaft wider und stellt sicher, dass die empfangenen Waren genau erfasst werden.

Überprüfung und Anpassung

Der geparkte Wareneingang in der Zweigstelle kann überprüft und bei Bedarf angepasst werden, um etwaige Diskrepanzen oder zusätzliche Details, die in der ursprünglichen Lieferung nicht erfasst wurden, zu reflektieren. Anpassungen könnten Anpassungen in den empfangenen Mengen, dem Zustand der Waren oder zusätzlichen Versandkosten beinhalten.

Finalisierung des Wareneingangs

Sobald der geparkte Wareneingang in der Zweigstelle überprüft und bestätigt wurde, kann er in einen endgültigen Wareneingang umgewandelt werden. Dies finalisiert den Warenempfang im Inventarsystem der Zweigstelle.

Synchronisation und Datenpräzision

Die Daten werden kontinuierlich zwischen den Datenbanken der Zweigstelle und der Hauptgesellschaft synchronisiert, um Genauigkeit und Konsistenz zu gewährleisten. Jegliche Aktualisierungen oder Änderungen an der Lieferung oder dem Wareneingang werden im entsprechenden Dokument in der Datenbank des anderen Unternehmens widergespiegelt.

Dokumentenfluss und Nachverfolgbarkeit

Der gesamte Prozess, von der Erstellung der Lieferung in der Hauptgesellschaft bis zum Wareneingang in der Zweigstelle, wird verfolgt und aufgezeichnet. Diese Nachverfolgbarkeit ist entscheidend für die Prüfung, Einhaltung von Vorschriften und effektive Verwaltung von Intercompany-Transaktionen.

Automatisierte Verarbeitung und Effizienz

Die Automatisierung dieses Prozesses minimiert die manuelle Dateneingabe, reduziert Fehler und spart Zeit. Sie gewährleistet einen reibungslosen und effizienten Transfer von Waren und Informationen zwischen den verbundenen Unternehmen.

Compliance und Berichterstattung

Der Prozess stellt sicher, dass alle Transaktionen den internen Kontrollrichtlinien und externen Vorschriften entsprechen. Zudem vereinfacht er die Berichterstattung und Analyse von Intercompany-Transaktionen. Durch die Automatisierung der Umwandlung von Lieferungen in geparkte Wareneingänge steigert die Intercompany Integration Lösung von SAP Business One signifikant die betriebliche Effizienz für Unternehmen mit mehreren Einheiten, indem sie für einen nahtlosen und genauen Prozess bei der Handhabung von Intercompany-Lagertransfers sorgt.

Von Ausgangsrechnung
zu geparkter Eingangsrechnung

In SAP Business One ermöglicht die Ingold Intercompany Integration Lösung den Prozess der Umwandlung einer Ausgangsrechnung in einer Unternehmensdatenbank in eine geparkte Eingangsrechnung in einer anderen. Hier ist die Vorgehensweise für die Erstellung von einer Ausgangsrechnung zu einer geparkten Eingangsrechnung:

  • Erstellung der Ausgangsrechnung

    Im verkaufenden Unternehmen (Hauptgesellschaft) wird eine Ausgangsrechnung erstellt. Diese Rechnung wird typischerweise ausgestellt, nachdem ein Verkauf an ein einkaufendes Unternehmen (Zweigstelle) innerhalb derselben Organisation, aber mit einer anderen Unternehmensdatenbank, getätigt wurde. Die Ausgangsrechnung enthält Details wie Produkt- oder Dienstleistungsbeschreibungen, Mengen, Preise und den gesamten fälligen Betrag.

  • Erkennung der Intercompany-Transaktion

    Die Intercompany Integration Lösung identifiziert diese Ausgangsrechnung als Teil einer Intercompany-Transaktion. Anschließend werden die Details der Ausgangsrechnung automatisch von der Datenbank der Hauptgesellschaft in die Datenbank der Zweigstelle repliziert und übertragen.

  • Erstellung der geparkten Eingangsrechnung

    In der Datenbank der Zweigstelle wird eine entsprechende geparkte Eingangsrechnung unter Verwendung der Details aus der Ausgangsrechnung erstellt. Diese geparkte Eingangsrechnung spiegelt die Details der Ausgangsrechnung der Hauptgesellschaft wider und stellt sicher, dass die einkaufende Einheit die Verbindlichkeit genau erfasst.

  • Überprüfung und Anpassung

    Die geparkte Eingangsrechnung in der Zweigstelle kann überprüft und bei Bedarf angepasst werden. Anpassungen könnten notwendig sein, falls Diskrepanzen, zusätzliche Gebühren oder spezifische Vereinbarungen zwischen den Unternehmenseinheiten widergespiegelt werden müssen.

  • Finalisierung der Eingangsrechnung

    Sobald die geparkte Eingangsrechnung in der Zweigstelle überprüft und bestätigt wurde, kann sie in eine endgültige Eingangsrechnung umgewandelt werden. Dies finalisiert die finanzielle Transaktion und erfasst die Verbindlichkeit im Buchhaltungssystem der Zweigstelle.

  • Synchronisation und Datenkonsistenz

    Die Daten werden kontinuierlich zwischen den Datenbanken der Hauptgesellschaft und der Zweigstelle synchronisiert, um Konsistenz und Genauigkeit zu gewährleisten. Jegliche Aktualisierungen oder Änderungen, die an der Ausgangsrechnung oder der Eingangsrechnung vorgenommen werden, werden im entsprechenden Dokument in der Datenbank des anderen Unternehmens widergespiegelt.

  • Dokumentenfluss und Prüfpfad

    Der gesamte Prozess, von der Erstellung der Ausgangsrechnung in der Hauptgesellschaft bis zur Erstellung der Eingangsrechnung in der Zweigstelle, wird aufgezeichnet. Dies bietet einen klaren Prüfpfad und ist wichtig für interne Kontrollen und Compliance-Zwecke.

  • Automatisierung und Effizienz

    Die Automatisierung dieses Prozesses reduziert die manuelle Dateneingabe, minimiert Fehler und steigert die Effizienz. Sie gewährleistet eine genaue und zeitnahe Erfassung von Intercompany-Finanztransaktionen.

  • Compliance und Berichterstattung

    Der Prozess unterstützt die Einhaltung interner Richtlinien und externer regulatorischer Anforderungen. Er vereinfacht die Konsolidierung von Finanzberichten und die Berichterstattung für die gesamte Organisation. Durch die Automatisierung der Umwandlung von Ausgangsrechnungen in geparkte Eingangsrechnungen erleichtert die Intercompany Integration Lösung von SAP Business One effizientes und präzises Finanzmanagement über verschiedene Zweigstellen oder Tochtergesellschaften hinweg und stellt sicher, dass Intercompany-Abrechnungen nahtlos abgewickelt werden.

Intercompany-Überwachung

Von Einkaufsbestellung zu geparktem Kundenauftrag

In SAP Business One mit der Ingold Intercompany Integration Lösung spielt die Funktion der Intercompany-Überwachung eine entscheidende Rolle bei der Überwachung und Verwaltung sowohl von Intercompany-Transaktionen als auch der Synchronisation von Artikelstammdaten. Dieses Werkzeug ist darauf ausgelegt, die Konsistenz, Genauigkeit und Aktualität der Daten über die verbundenen Unternehmen hinweg zu gewährleisten. Hier sind einige Schlüsselaspekte der Intercompany-Überwachung in diesem Kontext:

1. Überwachung von Intercompany-Transaktionen

Die Intercompany-Überwachung ermöglicht es Ihnen, den Status verschiedener Intercompany-Transaktionen wie Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen, Bestellungen, Kundenaufträgen, Lieferungen, Wareneingangsbestellungen und mehr zu verfolgen. Sie bietet Einblick in den Lebenszyklus jeder Transaktion, von der Initiierung bis zum Abschluss, über verschiedene Unternehmensdatenbanken hinweg.

2. Synchronisation von Artikelstammdaten

Das Tool überwacht auch die Synchronisation von Artikelstammdaten über verschiedene Unternehmen hinweg. Dies umfasst Details wie Artikelbeschreibungen, Preise, Maßeinheiten und andere Schlüsselattribute. Es stellt sicher, dass Änderungen an den Artikelstammdaten in einem Unternehmen genau und zeitnah in den anderen verbundenen Unternehmen widergespiegelt werden.

3. Fehlerbehandlung und Warnmeldungen

Die Intercompany-Überwachung kann Synchronisationsprobleme oder Fehler bei Intercompany-Transaktionen identifizieren und Benutzer darüber informieren. Dies hilft, Diskrepanzen oder Probleme umgehend zu lösen und die Integrität der Daten über das Geschäftsnetzwerk hinweg zu wahren.

4. Berichterstattung und Analyse

Das Überwachungstool bietet Berichte und Analyseinstrumente, um den Fluss von Intercompany-Transaktionen und den Status der Datensynchronisation zu überprüfen. Dies ist entscheidend für die Prüfung, Compliance und das Treffen informierter Geschäftsentscheidungen.

5. Datenkonsistenz und -validierung

Regelmäßige Überprüfungen und Validierungen werden durchgeführt, um die Datenkonsistenz über die vernetzten Datenbanken hinweg sicherzustellen. Dies beinhaltet die Verifizierung, dass Transaktionsdaten in entsprechenden Dokumenten zwischen den Unternehmen übereinstimmen.

6. Benachrichtigungen und Workflow-Management für Benutzer

Benutzer können Benachrichtigungen über anstehende Aktionen, erforderliche Genehmigungen oder Probleme, die Aufmerksamkeit benötigen, erhalten. Dies unterstützt die effiziente Verwaltung des Workflows von Intercompany-Prozessen.

7. Anpassung und Konfiguration

Die Intercompany-Überwachung kann basierend auf spezifischen Geschäftsanforderungen angepasst und konfiguriert werden, wie das Einrichten spezifischer Synchronisationsintervalle oder das Definieren von Alarmbedingungen.

8. Integration mit Kernprozessen

Das Tool ist mit den Kernprozessen von SAP Business One integriert, um sicherzustellen, dass Intercompany-Aktivitäten mit den gesamten Geschäftsabläufen abgestimmt sind.

9. Verbesserte Zusammenarbeit

Durch das Bereitstellen einer transparenten Ansicht von Intercompany-Transaktionen und Datensynchronisation fördert es die Zusammenarbeit und Koordination zwischen verschiedenen Entitäten innerhalb der Organisation.

10. Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit

Das Überwachungssystem ist skalierbar und anpassungsfähig, um das Wachstum des Geschäfts und Änderungen in der Organisationsstruktur zu unterstützen.

Zusammenfassend ist die Intercompany-Überwachung in SAP Business One ein umfassendes Werkzeug, das die reibungslose Abwicklung von Intercompany-Transaktionen und die Synchronisation von Artikelstammdaten gewährleistet und somit eine entscheidende Rolle bei der Aufrechterhaltung der Datenintegrität und Effizienz in einem.

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