In SAP Business One ermöglicht die Ingold Intercompany Integration Lösung den Prozess der Umwandlung einer Ausgangsrechnung in einer Unternehmensdatenbank in eine geparkte Eingangsrechnung in einer anderen. Hier ist die Vorgehensweise für die Erstellung von einer Ausgangsrechnung zu einer geparkten Eingangsrechnung:
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Erstellung der Ausgangsrechnung
Im verkaufenden Unternehmen (Hauptgesellschaft) wird eine Ausgangsrechnung erstellt. Diese Rechnung wird typischerweise ausgestellt, nachdem ein Verkauf an ein einkaufendes Unternehmen (Zweigstelle) innerhalb derselben Organisation, aber mit einer anderen Unternehmensdatenbank, getätigt wurde. Die Ausgangsrechnung enthält Details wie Produkt- oder Dienstleistungsbeschreibungen, Mengen, Preise und den gesamten fälligen Betrag.
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Erkennung der Intercompany-Transaktion
Die Intercompany Integration Lösung identifiziert diese Ausgangsrechnung als Teil einer Intercompany-Transaktion. Anschließend werden die Details der Ausgangsrechnung automatisch von der Datenbank der Hauptgesellschaft in die Datenbank der Zweigstelle repliziert und übertragen.
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Erstellung der geparkten Eingangsrechnung
In der Datenbank der Zweigstelle wird eine entsprechende geparkte Eingangsrechnung unter Verwendung der Details aus der Ausgangsrechnung erstellt. Diese geparkte Eingangsrechnung spiegelt die Details der Ausgangsrechnung der Hauptgesellschaft wider und stellt sicher, dass die einkaufende Einheit die Verbindlichkeit genau erfasst.
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Überprüfung und Anpassung
Die geparkte Eingangsrechnung in der Zweigstelle kann überprüft und bei Bedarf angepasst werden. Anpassungen könnten notwendig sein, falls Diskrepanzen, zusätzliche Gebühren oder spezifische Vereinbarungen zwischen den Unternehmenseinheiten widergespiegelt werden müssen.
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Finalisierung der Eingangsrechnung
Sobald die geparkte Eingangsrechnung in der Zweigstelle überprüft und bestätigt wurde, kann sie in eine endgültige Eingangsrechnung umgewandelt werden. Dies finalisiert die finanzielle Transaktion und erfasst die Verbindlichkeit im Buchhaltungssystem der Zweigstelle.
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Synchronisation und Datenkonsistenz
Die Daten werden kontinuierlich zwischen den Datenbanken der Hauptgesellschaft und der Zweigstelle synchronisiert, um Konsistenz und Genauigkeit zu gewährleisten. Jegliche Aktualisierungen oder Änderungen, die an der Ausgangsrechnung oder der Eingangsrechnung vorgenommen werden, werden im entsprechenden Dokument in der Datenbank des anderen Unternehmens widergespiegelt.
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Dokumentenfluss und Prüfpfad
Der gesamte Prozess, von der Erstellung der Ausgangsrechnung in der Hauptgesellschaft bis zur Erstellung der Eingangsrechnung in der Zweigstelle, wird aufgezeichnet. Dies bietet einen klaren Prüfpfad und ist wichtig für interne Kontrollen und Compliance-Zwecke.
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Automatisierung und Effizienz
Die Automatisierung dieses Prozesses reduziert die manuelle Dateneingabe, minimiert Fehler und steigert die Effizienz. Sie gewährleistet eine genaue und zeitnahe Erfassung von Intercompany-Finanztransaktionen.
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Compliance und Berichterstattung
Der Prozess unterstützt die Einhaltung interner Richtlinien und externer regulatorischer Anforderungen. Er vereinfacht die Konsolidierung von Finanzberichten und die Berichterstattung für die gesamte Organisation. Durch die Automatisierung der Umwandlung von Ausgangsrechnungen in geparkte Eingangsrechnungen erleichtert die Intercompany Integration Lösung von SAP Business One effizientes und präzises Finanzmanagement über verschiedene Zweigstellen oder Tochtergesellschaften hinweg und stellt sicher, dass Intercompany-Abrechnungen nahtlos abgewickelt werden.
