E-Rechnung in SAP Business One: So gelingt der Umstieg bis 2027

„Brauchen wir für die E-Rechnung jetzt wirklich ein neues System?“ Diese Frage hören wir in letzter Zeit ständig – meist von Finanzverantwortlichen, die ohnehin schon genug um die Ohren haben.

Die Sorge ist verständlich. Ab 2027 müssen viele Unternehmen in Deutschland ihre Rechnungen als strukturierte E-Rechnungen verschicken. Papier oder ein schlichtes PDF reichen dann nicht mehr aus. Wer mit SAP Business One arbeitet, kann allerdings aufatmen: Ein Systemwechsel ist nicht nötig. Mit dem passenden Add-on erstellt Ihr bestehendes System rechtskonforme E-Rechnungen und archiviert sie sicher – direkt in der gewohnten Oberfläche.

In diesem Beitrag erfahren Sie, was eine E-Rechnung eigentlich ausmacht, ab wann welche Pflichten greifen und wie Ihnen unser DMS und E-Rechnung Add-on für SAP Business One die Umstellung deutlich leichter macht.

Was gilt eigentlich als E-Rechnung?

Genau hier fängt die Verwirrung oft an. Viele gehen davon aus, dass ein per E-Mail verschicktes PDF schon eine E-Rechnung ist. Ist es aber leider nicht.

Nach den deutschen Vorgaben ist eine E-Rechnung eine strukturierte, maschinenlesbare Datei nach der europäischen Norm EN 16931. Vereinfacht gesagt: Ein PDF ist das Abbild einer Rechnung, das ein Mensch lesen muss. Eine E-Rechnung dagegen besteht aus Daten, die die Software Ihres Kunden selbstständig verarbeitet. Kein Abtippen von Beträgen, kein Abschreiben von USt-IDs, keine Tippfehler.

In Deutschland begegnen Ihnen vor allem zwei Formate. Die XRechnung ist ein reines XML-Format, ursprünglich für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gedacht und inzwischen auch zwischen Unternehmen weit verbreitet. ZUGFeRD ist ein Hybridformat: ein ganz normal aussehendes PDF, in das die XML-Daten eingebettet sind. So können Mensch und Maschine mit derselben Datei arbeiten.

Welches Format Sie brauchen, hängt häufig von Ihren Kunden ab. Deshalb lohnt sich ein System, das beide beherrscht.

Ab wann gilt was?

Die gute Nachricht: Die Pflicht kommt nicht über Nacht, sondern Schritt für Schritt.

1. Seit Januar 2025 müssen alle Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können.
2. Ab Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 € ihre inländischen Rechnungen an andere Unternehmen als E-Rechnung ausstellen.
3. Ab Januar 2028 gilt die Pflicht für alle – unabhängig von der Unternehmensgröße.

Liegen Sie über der Grenze von 800.000 €, ist 2027 nur noch gut ein Jahr entfernt. Das klingt nach viel Zeit, doch die Umstellung von Rechnungsprozessen dauert erfahrungsgemäß länger als gedacht. Formate wollen getestet, Kundendaten geprüft werden, und auch Ihr Team braucht etwas Zeit, um sich einzugewöhnen. Und mal ehrlich: Wer will so etwas in der letzten Dezemberwoche noch schnell über die Bühne bringen?

Mit dem Versand ist es nicht getan

Ein Punkt, der gern übersehen wird: Jede versendete oder empfangene E-Rechnung muss ordnungsgemäß aufbewahrt werden, und zwar im Originalformat und in der Regel zehn Jahre lang.

In vielen Unternehmen, mit denen wir zusammenarbeiten, sind Dokumente bunt verteilt: im Postfach einzelner Kollegen, auf einem Netzlaufwerk, im Ordner im Büroschrank. Das funktioniert so lange, bis die Betriebsprüfung eine bestimmte Rechnung von vor drei Jahren sehen will – samt zugehörigem Auftrag und Lieferschein. Dann beginnt die große Suche.

Deshalb denken wir E-Rechnung und Dokumentenmanagement immer zusammen. Wenn Rechnungen direkt im ERP entstehen und im selben Moment automatisch archiviert werden, wird Compliance ganz nebenbei zur Routine.

So bringt unser Add-on alles zusammen

Unser E-Rechnung Add-on für SAP Business One vereint beide Aufgaben in einer Lösung. Es erstellt E-Rechnungen direkt in SAP Business One und verbindet Ihr System mit ecoDMS, einem bewährten Dokumentenmanagementsystem, für die sichere Archivierung.

Im Arbeitsalltag fühlt es sich an wie ein selbstverständlicher Teil von SAP. Ihr Team legt Rechnungen wie gewohnt an, das Add-on erzeugt sie im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Gleichzeitig wird das Dokument revisionssicher und mit Versionshistorie in ecoDMS abgelegt und automatisch mit dem passenden Vorgang in Vertrieb, Einkauf oder Buchhaltung verknüpft.

Was unsere Kunden besonders zu schätzen wissen:

• Eine Anmeldung in SAP Business One genügt. ecoDMS muss zum Ablegen oder Suchen nicht extra geöffnet werden.
• Dokumente werden automatisch mit Schlagworten und SAP-Daten verschlagwortet – die Suche dauert nur Sekunden.
• PDFs, Bilder, E-Mails und XML-Dateien werden gleichermaßen unterstützt.
• Ein übersichtlicher Bericht zeigt, welche Belege noch nicht archiviert sind. So rutscht nichts durch.
• Rollenbasierte Zugriffsrechte sorgen dafür, dass sensible Dokumente nur bei den richtigen Personen landen.

Das Add-on ist SAP-zertifiziert und läuft nativ in SAP Business One, ganz ohne Middleware. Es unterstützt SQL und HANA ab Version 9.3. Außerdem ist es auf der Website von ecoDMS offiziell als Systemanbindung gelistet, und wir sind stolz darauf, Qualified Premium Reseller von ecoDMS zu sein.

Was sich für Ihre Buchhaltung ändert

Den Anstoß gibt meist die gesetzliche Pflicht. Was im Alltag aber zuerst auffällt, sind die praktischen Vorteile.

Rechnungen kommen direkt im richtigen Format aus SAP. Niemand muss mehr exportieren, konvertieren oder Daten in einem separaten Tool erneut erfassen. Ruft ein Kunde mit einer Frage zu einer Rechnung an, sind Original, Auftrag und Lieferschein nur einen Klick entfernt. Und steht die Betriebsprüfung vor der Tür, liegen Prüfpfad und Versionshistorie bereits vor. Das macht diese Tage deutlich entspannter.

Dazu kommt ein Vorteil, der auf den ersten Blick weniger auffällt: Vertrieb, Einkauf und Buchhaltung greifen auf dasselbe zentrale Archiv zu, statt jeweils eigene Ordner zu pflegen. Weniger Ausdrucke und weniger Aktenschränke gibt es obendrein.

Wo anfangen? Fünf praktische Schritte

Falls Sie sich fragen, womit Sie am besten beginnen, empfehlen wir unseren Kunden in der Regel folgendes Vorgehen:

1. Prüfen Sie, ob 2027 für Sie gilt. Ein Blick auf den Umsatz des Vorjahres zeigt, ob Sie über der Grenze von 800.000 € liegen.
2. Nehmen Sie Ihren aktuellen Prozess unter die Lupe. Wie werden Rechnungen heute erstellt, versendet und abgelegt? Wo wird noch von Hand abgetippt?
3. Sprechen Sie mit Ihren wichtigsten Kunden. Bevorzugen sie XRechnung oder ZUGFeRD? Eine kurze Abfrage jetzt erspart Ihnen später böse Überraschungen.
4. Bringen Sie Ihre Stammdaten auf Vordermann. E-Rechnungen brauchen vollständige Kundendaten wie Anschrift, USt-ID und Käuferreferenz. Fehlende Angaben sind ein häufiger Grund, warum Rechnungen abgelehnt werden.
5. Testen Sie frühzeitig. Schicken Sie rechtzeitig vor dem Stichtag ein paar Testrechnungen an Kunden, mit denen Sie gut zusammenarbeiten. So fallen Probleme auf, solange noch Zeit zum Nachbessern bleibt.

Und Sie müssen das nicht allein stemmen: Bei der Einrichtung des Add-ons begleitet unser Team Sie durch jeden dieser Schritte.

Unterm Strich

Die E-Rechnungspflicht ist eine echte Veränderung, muss aber kein großes IT-Projekt werden. Wenn Sie bereits mit SAP Business One arbeiten, erweitern Sie einfach das System, das Sie kennen, statt bei null anzufangen.

Unser DMS und E-Rechnung Add-on vereint E-Rechnung und revisionssichere Archivierung in einer SAP-zertifizierten Lösung. Es ist schnell eingerichtet, und Ihr Team arbeitet weiter wie gewohnt.

Neugierig, wie das in Ihrer eigenen Umgebung aussehen würde? Auf der Seite zum DMS und E-Rechnung Add-on finden Sie das Demo-Video, die Preise und die Möglichkeit, eine kostenlose Demo anzufragen. Gern schauen wir uns gemeinsam mit Ihnen Ihren aktuellen Rechnungsprozess an und besprechen, was für Sie am besten passt.