Praktische KI in SAP Business One: Von der Geschäftsfrage zur besseren Entscheidung

Fragen Sie zehn Geschäftsführer, was sie sich von KI wünschen, und kaum einer wird „einen Roboter, der Gedichte schreibt“ sagen. Die Wünsche sind viel bodenständiger. Man möchte die eine Zahl finden, ohne sich durch fünf Berichte zu klicken. Man möchte weniger Zeit mit Verwaltungskram verbringen. Und man möchte Entscheidungen mit etwas mehr Sicherheit treffen, als das Bauchgefühl hergibt.

Genau in diese Richtung entwickelt sich SAP Business One mit seinen neuen KI-Funktionen. Wir betreuen seit Jahren SAP-Business-One-Kunden in Berlin und ganz Europa, und diese Neuerungen gehören zu den nützlichsten, die wir bisher gesehen haben. Der Grund ist einfach: Es geht nicht um KI als Selbstzweck. Es geht darum, dass die Menschen, die das Unternehmen führen, schneller zu Antworten kommen.

Eine Antwort hilft nur, wenn sie Ihr Unternehmen versteht

Jedes KI-Tool liefert Ihnen in wenigen Sekunden eine Antwort. Ob diese Antwort etwas taugt, ist eine andere Frage.

Echte Geschäftsfragen sind selten simpel. Hinter „Warum ist der Umsatz im März eingebrochen?“ kann ein Großkunde stecken, der seine Bestellungen pausiert hat, eine Preiserhöhung, die schlecht ankam, oder ein Artikel, der ständig ausverkauft war. Um das sauber zu beantworten, müssen Sie auf Ihre eigenen Kunden, Aufträge, Lagerbestände und Margen schauen, nicht auf allgemeines Wissen aus dem Internet.

In SAP Business One liegt all das bereits an einem Ort. Neu ist, dass SAP die KI mit genau diesem Kontext verbindet. Ihre Fragen stützen sich damit auf die Daten, mit denen Ihr Unternehmen tatsächlich arbeitet.

AI User Defined Query: einfach die Frage stellen

Eine Situation, die wir ständig erleben: Ein Vertriebsleiter möchte wissen, welche Kunden in diesem Quartal weniger bestellt haben als im letzten. Die Daten liegen in SAP Business One. Aber um sie herauszuholen, muss man entweder einen Bericht finden, der ungefähr passt, oder jemanden bitten, der SQL beherrscht. Dieser Jemand hat meist gerade keine Zeit. Also bleibt die Frage liegen oder wird gar nicht erst gestellt.

AI User Defined Query räumt diese Hürde aus dem Weg. Sie tippen Ihre Frage in ganz normaler Geschäftssprache ein, etwa „Zeige mir Kunden, deren Auftragswert im Vergleich zum Vorquartal gesunken ist“. Das Tool läuft auf den SAP AI Core Services und schreibt die SQL-Abfrage für Sie. Sie können sie prüfen und entscheiden selbst, ob sie ausgeführt wird.

Uns gefällt dieser Ansatz, weil der Mensch die Kontrolle behält. Die KI entwirft die Abfrage, greift aber nie selbst auf Ihre Unternehmensdaten zu. Nichts läuft, bevor jemand sein Okay gibt.

Was danach passiert, ist genauso wichtig. Die Ergebnisse öffnen sich in der Listenansicht (List View), sodass Sie direkt sortieren, filtern und tiefer einsteigen können. Vielleicht fällt Ihnen auf, dass die meisten Kunden mit rückläufigen Bestellungen aus derselben Region kommen. Schon haben Sie die nächste Frage und können ihr gleich nachgehen. Ist die Ansicht hilfreich, speichern Sie sie und rufen sie nächsten Monat wieder auf. Das fühlt sich weniger nach Berichtlesen an und mehr nach einem Gespräch mit Ihren Daten.

Ask AI: wenn die Antwort nicht nur im System steckt

Manche Fragen lassen sich mit den eigenen Zahlen allein nicht beantworten. Ein Lieferant in Asien kündigt Verzögerungen an. Eine neue EU-Verordnung steht vor der Tür. Rohstoffpreise geraten in Bewegung. Um zu verstehen, was das für Sie bedeutet, brauchen Sie Ihre internen Daten und externe Informationen nebeneinander.

Das übliche Problem mit KI-Chats: Sie beginnen mit einem leeren Eingabefeld. Bevor etwas Brauchbares herauskommt, müssen Sie erst erklären, wer Sie sind, was Sie verkaufen und warum Sie fragen.

Ask AI dreht das um. Sie starten bei dem Datensatz, den Sie in SAP Business One ohnehin gerade geöffnet haben, zum Beispiel einem Artikel, einem Geschäftspartner oder einem Beleg. Sie wählen aus, welche Felder in Ihre Frage einfließen, und Ask AI verbindet diesen Kontext mit einer Recherche im Internet. Die Funktion basiert auf denselben SAP AI Core Services und sieht nur die Informationen, die Sie bewusst teilen. Einen direkten Zugriff auf Ihre Datenbank hat sie nicht.

Für Unternehmen, die Datenschutz ernst nehmen (und in Deutschland sind das so ziemlich alle), ist das ein echter Unterschied. Sie bekommen passende Antworten, ohne Ihr ERP einer KI zu überlassen.

Erst die kleinen Erfolge, dann die Spezialthemen

Wir sagen unseren Kunden immer: Erwarten Sie nicht den einen großen KI-Moment. Nach unserer Erfahrung entsteht der Nutzen aus vielen kleinen Verbesserungen. Weniger manuelle Schritte, weniger Copy-and-paste, weniger Tippfehler in Belegen, die stimmen müssen.

Manche Unternehmen wollen weitergehen. Ein Großhändler wünscht sich vielleicht eine intelligentere Belegverarbeitung, ein Fertigungsbetrieb hat ein sehr spezielles Planungsproblem. SAP Business One ist genau dafür ausgelegt. Neben den integrierten Funktionen decken die SAP AI Services Bereiche wie Dokumentenverarbeitung und Automatisierung ab, und Partner können eigene KI-Erweiterungen auf SAP-Technologie entwickeln. SAP beschreibt das im AI Partner Innovations Playbook für SAP Business One.

Eines haben wir gelernt: KI ist nur so gut wie die Daten dahinter. Wenn Rechnungen, Kontobewegungen, Lagerbestände und Shop-Bestellungen sauber in SAP Business One landen, werden die Antworten deutlich verlässlicher. Deshalb verbinden wir SAP Business One mit Lösungen wie DMS und E-Rechnung (XRechnung und ZUGFeRD), Multibanking, EU FinanceSuite, WMS, Creditsafe sowie Shopsystemen wie Shopify, Magento, Shopware und WooCommerce.

Hier kommt Ingold Solutions ins Spiel

KI ersetzt nicht das Wissen in Ihrem Unternehmen. Ihr Team kennt Ihre Kunden, Ihre Produkte und Ihre Eigenheiten besser als jede Software. Unsere Aufgabe ist es, ihm bessere Werkzeuge an die Hand zu geben.

In der Praxis schauen wir uns zuerst an, welche Fragen Ihr Team immer wieder stellt und welche Aufgaben die Woche auffressen. Dann richten wir SAP Business One und die KI-Funktionen so ein, dass sie zu Ihren tatsächlichen Abläufen passen, und bringen die Daten dort in Ordnung, wo es nötig ist. Anschließend schulen wir Ihre Mitarbeitenden richtig, nicht mit Folien, sondern mit ihren eigenen echten Fragen. Nach dem Go-live haben Sie bei Ingold Solutions einen festen Ansprechpartner für Support, Updates und alles Neue, das Sie ausprobieren möchten.

Sprechen wir über Ihre Fragen

Gibt es eine Geschäftsfrage, die Sie seit Monaten klären wollten, für die aber nie Zeit oder der passende Bericht da war? Dann ist das ein guter Startpunkt. Erzählen Sie uns davon, und wir zeigen Ihnen, wie KI in SAP Business One sie beantworten kann.

Kontaktieren Sie unser Team, vereinbaren Sie eine kostenlose Beratung oder testen Sie SAP Business One 30 Tage kostenlos.

Weiterführend: Practical AI in SAP Business One: from business questions to better decisions (SAP Community, Englisch)