In vielen Unternehmen werden traditionell viele Arbeitsprozesse noch papiergestützt abgewickelt, was zu Unordnung und Fehlern führen kann. Doch das Dokumentenmanagement-System ecoDMS von Ingold Solutions bietet eine moderne Lösung, um diesen Herausforderungen zu begegnen:

Archiv

Mit ecoDMS können Dokumente plattformunabhängig, langfristig und revisionskonform archiviert werden, was eine effiziente Verwaltung ermöglicht.

Workflows

Durch die Automatisierung beliebiger Abläufe können Prozesse optimiert und Fehler reduziert werden. Das Team von Ingold Solutions unterstützt bei der Planung und Implementierung maßgeschneiderter Workflows.

API-Schnittstelle

Die Integration mit Drittsystemen über eine API-Schnittstelle ermöglicht einen nahtlosen Datenaustausch und eine effiziente Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Anwendungen.

Service & Support

Ingold Solutions bietet umfassenden Service und Support, einschließlich Installation, Wartung und Unterstützung bei der gesamten Digitalisierung und Archivierung.

Schulungen

Benutzerschulungen durch Ingold Solutions ermöglichen es den Mitarbeitern, die ecoDMS-Software und die implementierten Workflows optimal zu nutzen und somit effizienter zu arbeiten.

Mitarbeiter entlasten sich Dank ecoDMS wird der Prozess des Suchens, Ablegens, Freigebens und Verteilens von Dokumenten vereinfacht, wodurch Mitarbeiter eine bessere Übersicht über Informationen erhalten.

Zeit effizient nutzen Durch das Dokumentenmanagement haben Sie direkten Zugriff auf aktuelle Verträge, Anfragen oder Rechnungen von Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern, was Ihnen ermöglicht, schnell Auskunft zu geben und Zeit zu sparen.

Effektive Zusammenarbeit Das DMS ermöglicht es Benutzern, Dokumente zur Freigabe an Vorgesetzte weiterzuleiten oder zur Bearbeitung an die entsprechenden Mitarbeiter zu senden, was die Zusammenarbeit verbessert.

Flexible Einsatzmöglichkeiten Dank der integrierten Weboberfläche können Sie von überall auf Ihre Dokumente zugreifen, sie öffnen und bearbeiten. Ebenso ist es möglich, Dokumente von jedem Ort aus einzufügen.

DIE LÖSUNG

Dokumentenmanagement

Mit der Einführung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) durch Ihren IT-Dienstleister gehören diese Probleme der Vergangenheit an. Gemeinsam mit Ihnen führen wir ein solches DMS ein und erarbeiten am Beispiel eines typischen Vorgangs, z.B. dem Rechnungslauf im Unternehmen, einen ersten digitalisierten Prozess (auch „Workflow“ genannt). Dafür analysieren wir die wichtigsten Dokumentarten im Unternehmen und legen Benutzer, Berechtigungen und Ablageformen fest. Anschließend werden Ihre Mitarbeiter in die Software eingewiesen und geschult. In der Folge können wir so nach und nach immer mehr Prozesse in Ihrem Unternehmen digitalisieren.

Die wichtigsten Vorteile im Überblick:

  • Archivierung beliebiger Dateiformate wie PDF, Office-Dateien, Bilder, Musik, Verträge, Rechnungen, Kontoauszüge, Lieferscheine und mehr.
  • Revisionskonforme Dokumentenhistorie
  • Gesetzeskonformes Löschkonzept gemäß GoBD & DSGVO
  • Automatische Klassifizierung mittels OCR-Texterkennung
  • Blitzschnelle Suchfunktionen
  • Kompatibilität mit allen Betriebssystemen
  • Verbindung mit LDAP und Active Directory
  • Plugins für OpenOffice, LibreOffice und Microsoft Office

Service & Preise

Unsere Angebotspalette

Lizenzstruktur für ecoDMS ONE

Einmalige Lizenzgebühren bei Vertragsschluss:

  • 250,00 EUR zzgl. MwSt. pro gleichzeitiger Verbindung (Mindestens 3 gleichzeitige Verbindungen erforderlich).

Jährliche Grundgebühren, fällig beim Vertragsbeginn:

  • 50,00 EUR je gleichzeitiger Verbindung.

Laufzeit des Vertrags:

  • Die initiale Laufzeit des Vertrages erstreckt sich über 12 Monate und erneuert sich automatisch um ein weiteres Jahr, sofern nicht gekündigt wird.
  • Im Falle einer Kündigung werden sämtliche inkludierte Erweiterungen deaktiviert (dazu zählen das WORKZ-Add-on sowie die ecoDMS API).
  • Die Kernsoftware bleibt uneingeschränkt nutzbar, jedoch ohne die Möglichkeit, Updates zu installieren.

Leistungsumfang:

Mit einer ecoDMS ONE Lizenz pro gleichzeitiger Verbindung erhalten Sie:

  • Eine ecoDMS-Lizenz inklusive WORKZ-Add-on
  • Zugang zur offenen ecoDMS API
  • Eine ecoMAILZ-Lizenz (für einen Nutzer pro gleichzeitiger Verbindung)
  • Eine Support-Einheit von 15 Minuten jährlich und gleichzeitiger Verbindung
  • Update-Berechtigung für die Dauer des Vertrags
Dokumentenmanagement

ecoDMS Lizenzmodell

Erfahren Sie alles Wichtige über das Lizenzierungsmodell von ecoDMS, dem führenden Dokumentenmanagement-System.

  • Ab 89,00 EUR inklusive 19% MwSt. pro gleichzeitiger Verbindung
  • Einmalige Anschaffungskosten
  • Auswahl zwischen der Private und Business Edition möglich

Lizenzinformationen zu ecoDMS

Erhalten Sie mit einer ecoDMS-Lizenz vollständigen Zugriff auf unsere Software, einschließlich aller unterstützten Betriebssysteme und Plugins, ohne Einschränkungen hinsichtlich des Datenvolumens.

Aktivierbar auf einer einzigen Server-Instanz, bietet die Lizenz folgende Nutzungsmöglichkeiten für simultane Verbindungen:

  • Private Edition: Limitiert auf maximal 2 gleichzeitige Verbindungen
  • Business Edition: Ermöglicht eine unbegrenzte Anzahl an gleichzeitigen Verbindungen

Diese Lizenz ist ausschließlich für den festgelegten Lizenznehmer gültig.

  • Private Edition: Einmalig 89,00 EUR inkl. MwSt. für bis zu 2 Verbindungen, inkl. 24 Monate Updates.
  • Business Edition: Ab 100,00 EUR netto für unbegrenzte Verbindungen, inkl. 24 Monate Updates.
Produkt Build Update-Zeitraum Basispreis netto Basispreis inkl. 19% MwSt.
Private Edition >= 22.08 24 Monate 74,79 EUR 89,00 EUR
Business Edition >= 22.08 24 Monate 100,00 EUR 119,00 EUR
Vorgängerversion 21.02 - 21.12 24 Monate 74,79 EUR 89,00 EUR

Übersicht der ecoDMS Editionen

Private Edition

  • Lizenz für ausschließlichen Privatgebrauch
  • Gewerbliche Nutzung untersagt
  • max. 2 gleichzeitige Verbindungen
  • Kein Upgrade auf Business Edition möglich

Business Edition

  • Vollversion für Geschäfts- und Privatkunden
  • beliebige gleichzeitige Verbindungen

Demoversion

  • Für den privaten und geschäftlichen Gebrauch testbar
  • Maximal 3 gleichzeitige Verbindungen
  • 30 Tage Testzeitraum
  • Upgrade auf Vollversion (Private oder Business Edition) ohne Neuinstallation möglich

Noch unschlüssig?

Unsicher, ob Sie die passende Leistung gefunden haben? Kein Problem, wir helfen gerne weiter! Geben Sie einfach Ihre E-Mail-Adresse ein und beantragen Sie ein kostenloses Erstgespräch.

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