SAP Business One Einführung bei der Tobi GmbH & Co. KG

Kroatische Lokalisierung und Boyum Add-ons im internationalen Umfeld des Einzelhandels

Kunde

Tobi GmbH & Co. KG

Branche

Retail / Handel

Betriebsmodell

On-Premise

Länder/Entitäten

Deutschland, Kroatien

Implementierungspartner

Ingold Solutions

Ausgangslage und Zielsetzung

Die Tobi GmbH & Co. KG ist ein dynamisch wachsendes Handelsunternehmen mit Standorten in Deutschland und Kroatien. Mit dem Ausbau der internationalen Aktivitäten stieg die Komplexität der Prozesse deutlich: Unterschiedliche Systeme, parallele Datenpflege und länderspezifische Anforderungen erschwerten eine einheitliche Steuerung.

Im Fokus stand vor allem die kroatische Gesellschaft. Dort sind gesetzliche Vorgaben – insbesondere im Bereich Mehrwertsteuer (PDV), Belegwesen und Finanzreporting – strikt einzuhalten. Ziel des Projekts war es daher, eine zentrale ERP-Plattform zu schaffen, die:

  • grenzübergreifend standardisierte Prozesse ermöglicht
  • Echtzeit-Transparenz für Management und Fachabteilungen liefert
  • die vollständige rechtliche und steuerliche Compliance in Kroatien sicherstellt
  • und durch sinnvolle Erweiterungen den operativen Alltag spürbar vereinfacht

Herausforderungen vor Projektstart

Vor Einführung von SAP Business One standen vier zentrale Problemfelder im Raum:

Internationale ERP-Struktur mit starkem Kroatien-Fokus

Die kroatische Einheit benötigte ein System, das nationale Vorgaben zu PDV-Logik, Beleglayouts, Pflichtmeldungen und Kontierungsregeln präzise abdeckt – ohne zusätzliche Nebenlösungen.

Zersplitterte Prozesse und Datensilos

Einkauf, Verkauf, Lager und Buchhaltung arbeiteten in unterschiedlichen Tools und Excel-Strukturen. Das führte zu doppelten Eingaben, Medienbrüchen und erhöhtem Abstimmungsaufwand.

Fehlende Echtzeit-Transparenz

Auswertungen für Bestände, Umsatz, Liquidität oder Forecasts waren nur durch manuelle Konsolidierung möglich – zeitintensiv und fehleranfällig.

Bedarf an funktionalen Erweiterungen

Mehrere operative Anforderungen ließen sich im SAP-Standard nicht effizient genug abbilden. Es war klar, dass Add-ons nötig sind, um Prozesse zu automatisieren und die Benutzerfreundlichkeit zu steigern.

Lösung durch Ingold Solutions

End-to-End Implementierung von SAP Business One

Ingold Solutions übernahm die vollständige Umsetzung – von der Prozessanalyse bis zum Go-live. SAP Business One wurde für alle wesentlichen Kernbereiche eingerichtet:

  • Finanzen & Controlling
  • Einkauf & Lieferantenmanagement
  • Vertrieb & Kundenmanagement
  • Lager & Logistik
  • Reporting und Management-Dashboards

Damit entstand eine konsistente Datenbasis für beide Länder und alle Abteilungen – als Fundament für skalierbares Wachstum.

Vollständige Lokalisierung für Kroatien

Ein kritischer Erfolgsfaktor war die rechtskonforme Abbildung der kroatischen Anforderungen direkt im ERP. Ingold Solutions realisierte u. a.:

  • Einrichtung der PDV-/VAT-Logik inkl. landesspezifischer Steuercodes
  • Umsetzung der kroatischen Beleg- und Rechnungsanforderungen
  • Vorbereitung gesetzlicher Finanzberichte im geforderten Format
  • Anpassung Kontenrahmen, Buchungs- und Postingregeln
  • Sicherstellung aller Pflicht-Exporte für Meldungen und Einreichungen

Ergebnis: Die kroatische Gesellschaft kann SAP Business One vollständig ohne Parallelprozesse nutzen – inklusive Compliance.

Integration gezielter Boyum Add-ons

Zur Optimierung täglicher Abläufe wurden passende Boyum-Erweiterungen implementiert, die direkt an die reale Prozesslandschaft von Tobi angepasst wurden. Damit wurden u. a. ermöglicht:

  • Automatisierte Freigabe- und Eskalationsworkflows
  • Erweiterte Such- und Filterfunktionen für schnelleres Arbeiten
  • Intelligentere Beleg- und Transaktionsbearbeitung
  • Validierungen auf Prozessebene zur Reduktion von Eingabefehlern
  • deutlich verbesserte Usability für operative Teams

Die Add-ons wurden sauber in die Systemarchitektur integriert und steigern spürbar Effizienz und Qualität im Tagesgeschäft.

Projektvorgehen

Die Umsetzung folgte einer bewährten ERP-Methodik mit klaren Phasen:

1

Systemdesign & Konfiguration

Einrichtung der SAP-Kernmodule, Lokalisierung, Boyum-Konfiguration

2

Datenmigration & Validierung

Mapping, Bereinigung, Testmigrationen, Plausibilitätschecks

3

Go-live & Hypercare

kontrollierter Cutover, Monitoring, schnelle Stabilisierung.

Dieses Vorgehen stellte sicher, dass der Rollout stabil verlief und der Betrieb nicht gestört wurde.

Ergebnisse und geschaffener Mehrwert

Nach dem Go-live profitiert Tobi von deutlichen Verbesserungen auf operativer und strategischer Ebene:

Eine einheitliche ERP-Plattform

für alle Kernprozesse und Länder

100 % Compliance in Kroatien

ohne parallele Reporting-Systeme

Echtzeit-Transparenz

in Finance, Lager und Auftragsabwicklung

Weniger manuelle Arbeit und geringere Fehlerquote

durch Automatisierung

Schnellere, sauberere Abläufe

in Einkauf, Verkauf und Logistik

Skalierbare Grundlage

für künftige Expansionen

In Summe verfügt Tobi heute über ein stabiles digitales Rückgrat, das Wachstum unterstützt, Entscheidungen beschleunigt und die internationale Steuerung deutlich vereinfacht.

Fazit

Die Einführung von SAP Business One bei der Tobi GmbH & Co. KG demonstriert, wie internationale Handelsunternehmen ihre Geschäftsprozesse effizient standardisieren können, ohne dabei lokale gesetzliche und steuerliche Anforderungen zu vernachlässigen. Durch die Kombination aus SAP Business One, vollständiger Kroatien-Lokalisierung und gezielten Boyum Add-ons entstand eine ERP-Landschaft, die rechtssicher, effizient, benutzerfreundlich und langfristig skalierbar ist.

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